Контроль исполнительской дисциплины в системе учета производства

В системе управления производством со временем накапливаются множество элементов в справочниках, каждый день формируются документы и могут возникать множество вариантов настроек при формировании отчетов. В реальной деятельности могут возникнуть вопросы по любому из них. Например, что-то изменить или объяснить, убрать или добавить. ERP для малого бизнеса, являясь комплексной автоматизацией управления и учета, позволяет создать вопрос или ожидание действия (события) по любому элементу справочника, по документу или его части (строке или полю формы), а также задать вопрос, сохранив настройки любого отчета, чтобы другой сотрудник мог воспроизвести отчет с теми настройками, которые передали вы. Вопрос или ожидание действия (события) адресуется любому сотруднику, который может на основании заданного либо ответить (произвести нужное действие), либо переадресовать задание (вопрос), либо создать в свою очередь вопрос или ожидание события от другого сотрудника. В рамках созданного задания или вопроса можно вести переписку, которая сохранится в системе. Впоследствии можно посмотреть историю проблем и вопросов, которые возникали по тому или иному элементу справочника (продукции, детали, материалу или комплектующему, а также контрагенту и т.д.) или документу. При этом можно увидеть кто, что и в какие сроки сделал, а также какая велась переписка. Очень важна такая функция в системе управления производством, когда кто-то из сотрудников поднимает вопрос, который игнорируется руководством. Но по прошествии времени этого же сотрудника пытаются обвинить в бездействии по поднятому вопросу. Для руководителей эта функция позволяет выдавать задания непосредственно указывая на основании чего возник вопрос и что он (или она) ожидает от своего подчиненного. При этом уже ничего не потеряется и не забудется. Пройдет время и можно будет увидеть что и кем сделано по заданному вопросу, так как систему управления производством ведет историю изменений в справочниках или документах. 

Огромный плюс комплексной системы управления производством в том, что информация заносится в том месте и тем сотрудником, которому эта информация попадает первому, т.е. тем, кто за нее отвечает. Это позволяет вносить информацию один раз, а остальным службам пользоваться ею. Но плюс может стать огромным минусом, если лицо вносившее информацию спустя время правит ее - т.е. изменяет задним числом. Еще вчера картина была такая, а сегодня иная и понять почему очень сложно. Бывают банальные случаи подделки документов, чтобы скрыть преступные действия, а бывает элементарная расхлябоность и безответственность. Если система управления производством не будет давать верную информацию, то она не только не нужна, но и даже вредна, так как могут быть приняты решения на основании искаженных данных. Подобные случаи должны выявляться, разбираться и пресекаться. Для этого в ERP для малого бизнеса предусмотрено ведение истории изменений справочников и документов, а в отчетах можно увидеть как изменился состав данных в результате правки задним числом, кто и когда это сделал. Такая функция, работая в тени, делает систему управления производством инструментом, которому можно доверять.

Некоторые моменты контроля система управления производством в части учета берет на себя, т.е. контроль производится автоматически. В подсистеме управленческого учета имеется возможность запретить перерасход средств по запланированной затрате, а в оперативном учете запретить отгружать в долг нерадивым клиентам, задерживающим оплату. Но иногда возникают случаи, когда сотрудники просто забыли ввести документ по расходу материалов, а данные по остаткам на складе были приведены к актуальным инвентаризацией (есть и такой документ). Спустя время может возникнуть попытка ввести документ задним числом, что может привести к отрицательным остаткам на тот период времени, хотя после этого были приходы и имеются запасы. Систем управления и учета должна выявлять такие попытки и пресекать их автоматически. Конечно, жизнь многообразна, и на все случаи жизни контроль создать не возможно, но комплексная система управления позволяет многие искажения данных пресекать еще на стадии ввода. При наличии доброй воли со стороны руководства и умелом администрировании можно вывести контроль исполнительской дисциплины в системе управления производством на самый высокий уровень.