ERP для малого бизнеса - как обойти "мины" при внедрении.

С вой первый серьезный гонорар я получил не за ERP для малого бизнеса, а за автоматизацию бух. учета производственного предприятия с численностью в 1500 работающих. Сам создал собственную конфигурацию 1С и внедрял один. Сдавал работу бригаде из фонда гос.ком.имущества. Сдал успешно, но с тех пор от бухгалтерии меня тошнит. Но не от коллектива или алгоритмов, а от вечно меняющихся форм отчетности (сегодня дату пишем слева, через квартал- справа, а потом внизу) и налоговой отчетности, которая норовит подменить собой бухгалтерский учет. Не секрет, что бухгалтерия давно стала представителем фискальной службы- "засланец" в вашем коллективе. Но куда денешься от реалий? Спрос на автоматизацию учета был, поэтому и после этого были внедрения комплексного (не забываем- бухгалтерского!) учета производства и на других предприятиях, вполне успешные..., но не покидало чувство, что я занят совсем не тем, что от меня ждут руководители. Главбухи довольны, а директора скрипят зубами, когда подписывают акты выполненных работ. Да ладно, если бы конфигурация не решала проблемы учета на производстве. Так не же, довел конфигурацию до того, что рассчитывалась фактическая себестоимость выпущенной продукции с учетом незавершенки, а радости в глазах руководства у своих клиентов так и не увидел. Уж слишком бухгалтерский учет, "усовершенствованный" годами советской власти, оторвался от потребностей реального учета реального производственника.

Шло время и малый бизнес все чаще стал испытывать потребность в автоматизации учета и управления производством. Точнее сказать так: вести учет в тетрадках стало проблематично и даже Excel не решал проблем. Оно и понятно. Ведь привыкли работать глядя друг-другу в глаза, все в курсе обо всем. Но когда объемы выросли, стали проскакивать "промашки", которые стоили денег и нервов. Понятно, что надо налаживать учет и контроль, но о ERP для малого бизнеса никто тогда представления не имел и даже не слышал о таком! А кто в коллективе гуру по учету? Правильно, главбух! Нечего удивляться тому, что первые попытки автоматизации учета в малом бизнесе начинаются "от бухгалтерии". От того самого бухгалтерского учета, который создан государством для контроля налогообложения. После нескольких шагов обнаруживается, что в таком учете никакого полезного для управления производством нет, поэтому формируется мнение, что вся эта автоматизация также не рациональна. Понятно, что надо поиметь что-то "не бухгалтерское", да только где его взять? Если к тому моменту кто-то на фирме и узнал о ERP, то ERP для малого бизнеса было несбыточным желанием, в первую очередь по стоимости. Поэтому следующая надежда находит свое воплощение в лице талантливого знакомого студента... Продолжать не буду- все и так знают продолжение. Все выше написанное приведено для того, чтобы вы, уважаемый читатель, поняли на каком фоне приходится "заходить" на фирму и какие настроения у коллектива. Переломить негативный настрой и вселить в коллектив веру в успех автоматизации учета и управления производством не так просто. От тебя ждут подвоха и старательно ищут его во всем.

Надо ли говорить, что комплексная автоматизация учета в малом бизнесе, построенная от бухгалтерского учета, уж никак не может быть внедрена. Если на большом предприятии еще можно заикнуться о "культуре учета", как никак, но там центры ответственности, там функциональная заточенность специалистов и т.д., то в малом бизнесе каждый офисный работник "и чтец и жнец и на дуде игрец". И комплексная автоматизация, выполненная как ERP для малого бизнеса, должна не загонять его в определенные рамки, а позволять совершенно осознано и без напряжения выполнять работу в расширенной сфере его деятельности. ERP для малого бизнеса должна, в идеале, вести работника по пути к цели и контролировать все его действия, чтобы он не наделал ошибок. Это намного сложнее, чем установить функции ERP на большом производстве. Образно говоря, если для большого производственного предприятия применим термин "офисный планктон", то для малого производственного предприятия подходит термин "офисные акулы", готовые быстро "заглотить и откусить" все, что позволит предприятию существовать дальше. Поэтому я с большим скепсисом отношусь к усеченным вариантам больших ERP, которые пытаются внедрять как решения для малого бизнеса. В этом нет никакой логики, кроме желания заработать на неосведомленности "подопытного коллектива".

Сдругой стороны, было бы наивно ожидать, что разработчики создадут ERP для малого бизнеса, которые будут обладать такой высокой степенью автоматизации, что менеджеров на малом предприятии можно будет менять как перчатки и не терять при этом эффективности работы офиса в целом. Но стремиться к этому надо! Если на большом производстве уход одного специалиста может и не отразиться на деятельности предприятия, то в малом бизнесе от такого события можно многое потерять. Однако такая ERP для малого бизнеса может стоить столько, что никакой малый бизнес не потянет. Вот откуда разрастается мнение, что ERP и малый бизнес - вещи не совместимые. Получается замкнутый круг - усеченные по функционалу ERP системы, созданные изначально для больших предприятий, получаются дешевле, но мало подходят для малого бизнеса (см. абзац выше), а мощные информационно-советующие комплексные системы по стоимости превосходят всякие фантазии. Какой отсюда выход?

На самом деле проблемы как таковой нет. Все "камни преткновения" появляются из-за того, что владельцы малого бизнеса считают, что их бизнес уникален. Да так оно и есть, но! Следует понимать, что рациональные подходы в организации работ по учету и управлению не так уж и многообразны. Это иррациональность, порожденная недостатком опыта, недомыслием, а иногда и леностью, порождает множество вариантов, которые не ведут к успеху. Если рассматривать успешные фирмы, то многое в учете и управлении окажется как две капли похожим. К этому я пришел на основании практики, поэтому смею так утверждать. Как только руководители начинают страдать манией исключительности - все! Пиши-пропало! ERP для малого бизнеса для них- это сплав автоматизации уникальных способов решения вопросов, которых нигде в мире нет. На самом деле за этим скрывается нежелание что-то менять в своей работе- все как-то сложилось, утряслось и все привыкли к такому укладу. А поменяй что-то и начнутся вопросы... Для таких руководителей и коллективов слово "реинжиниринг" эквивалентно смерти. А ведь именно в изменениях бизнес-процессов и кроется успех. Реинжиниринг позволяет внедрить ERP для малого бизнеса, если оно является коробочным решением, в разумные сроки и за разумные деньги. Если разработчик и коробочная ERP для малого бизнеса проверены временем, то остается только согласиться с тем, что ради успеха и роста фирмы имеет смысл подумать об изменениях. Под лежачий камень коньяк не течет! Под него вообще ничего не течет! А жизнь не стоит на месте и сейчас имеются ERP системы для малого бизнеса, которые стоят вполне разумно. Скажем на уровне полугодовой зарплаты хорошего программиста.

Можно сколько угодно долго искать причины почему нет всплеска внедрения ERP не только в малом бизнесе, но и на больших производствах. Можно ругать разработчиков, руководителей, коллективы и т.д. Но причина банальна - для внедрения ERP системы необходимо, чтобы сложились условия когда надо либо меняться, либо исчезнуть. Однако, если решение о внедрении ERP для малого бизнеса принято, то и разработчиков и коллектив ждет огромный подводный камень. Само внедрение несет в себе элемент образования- работники фирмы начинают узнавать то, о чем раньше и не подозревали. Например то, что информация должна вводится теми, кто за нее отвечает (а значит и первым с нею сталкивается)! Т.е. приход материалов- это далеко не первое событие в цепочке. Приходу предшествует заказ материалов поставщику, но и это не первое событие. Первым событием является выявление потребности в материалах. Опять же, чтобы выявить потребность в материалах, надо иметь в базе данных состав продукции и помножить его на план выпуска. Но не имея сведений об остатках материалов на складах дефицит не определишь. А чтобы остатки внести в базу, надо заполнить справочник материалов с учетом всевозможных замен. Это стартовая точка. В этом нет никакого секрета, но "прозрение" заказчика наступает, как правило, внезапно. Оказывается надо работать в прежнем режиме, осваивать новый механизм учета и управления и одновременно наполнять базу данных. Тройная нагрузка, однако! Практически все, кто прошел этот этап внедрения, говорят, что если бы знали этот нюанс, то планировали бы все иначе. Таким образом, подводный камень в том, что по мере внедрения заказчик "умнеет", а значит и смотрит на функции ERP другими глазами. Соответственно меняются и его требования. Без этого никуда. Причем бесполезно в начале рассказывать и объяснять всевозможные моменты - заказчик в принципе не понимает о чем говорит разработчик и считает, что его "грузят", чтобы больше с него вытянуть денег. В конце-концов добивается, чтобы что-то в системе убрали как не нужное (снижаем стоимость!), а потом, в конце внедрения, понимает, что делать этого не следовало. Момент истины возникает в разные сроки - от полугода, до нескольких лет, но это у всех без исключения. Упрек в сторону разработчика: "Что же вы не объяснили сразу!". Такой эффект присущ именно малому бизнесу, так как на больших предприятиях, как правило, выполняется этап согласования ТЗ. Впрочем, зачастую, и ТЗ режется в целях экономии, но потом, после согласования, "наехать" на разработчика гораздо сложнее. Вышеперечисленное опять же говорит о том, что лучше внедрять готовые, коробочные, ERP для малого бизнеса и "переболеть" изменениями бизнес-процессов, предлагаемых такой системой, чем потом сто раз переделывать то, что надо было сделать сразу как положено.